Ein neues System einführen – und dabei die User nicht vergessen
Neue Systeme im Hotel auszuwählen ist an der Tagesordnung, sei es das PMS, das CRM, oder administrative Tools, die die Prozesse vereinfachen. Gehen wir nun davon aus, dass wir ein neues, ideales System für unser Hotel ausgewählt haben – dann sollte alles reibungslos laufen, oder etwa doch nicht? Die Herausforderung nach der Implementierung ist jedoch oftmals gar nicht das System als solches, sondern die Mitarbeitenden, die damit tagtäglich arbeiten müssen. Diese werden häufig gar nicht gefragt, vor vollendete Tatsachen gestellt und sind somit verständlicherweise wenig begeistert. Hier liegt der Hund häufig begraben, denn die Mitarbeitenden müssen zwingend vorher ins Boot geholt werden. Die Überzeugung der Mitarbeitenden für die aktive Teilnahme am digitalen Wandel in einem Hotel erfordert eine ganzheitliche und einfühlsame Herangehensweise.
Hier sind einige Schritte, die Ihnen helfen können, ganz konkret die User der neuen Systeme zu motivieren und ihnen den Spaß an der digitalen Transformation zu vermitteln:
1. Klare Vision, Ziele und konsistente Kommunikation: Kommunizieren Sie vor einzelnen Systemwechseln die Vision der Digitalisierung und die Vorteile z.B. eines PMS-Switchs offen und überzeugend. Erklären Sie, wie die Veränderungen die Arbeitsweise verbessern und die Mitarbeitenden in ihren Aufgaben unterstützen werden.
2. Mitarbeitende frühzeitig einbinden: Beteiligen Sie alle Beteiligten von Anfang an am Veränderungsprozess. Lassen Sie sie ihre Bedenken, Anregungen und Ideen äußern, um das Gefühl der Mitsprache zu stärken. Und nehmen Sie diese ernst! Führen Sie hier ggf. eine Umfrage durch, oder gehen Sie gezielt auf die Personen im Unternehmen zu.
3. Schulungen und Weiterbildung: Bieten Sie umfassende Schulungen an, z.B. in Zusammenarbeit mit den Systemanbietern, um die User bei der Nutzung neuer digitaler Tools und Technologien zu unterstützen. Zeigen Sie, wie die neuen Technologien ihre Arbeit tagtäglich erleichtern können. Das stärkt die Motivation und lässt sie eher kurzfristige Opfer wie einige Mehrstunden beim Setup verschmerzen!
4. Positive Beispiele und Erfolgsgeschichten: Teilen Sie positive Beispiele und Erfolgsgeschichten von anderen Hotels, die durch die Einführung der neuen Tools profitiert haben. Dies kann motivieren und inspirieren.
5. Individuelle Unterstützung & Feedback: Erkennen Sie die Stärken und Bedenken jedes Mitarbeitenden ganz individuell. Holen Sie aktiv Feedback ein, wie es dann wirklich läuft, z.B. nach dem erfolgten PMS-Wechsel. Bieten Sie persönliche Unterstützung an, um bei der Anpassung an die neuen Technologien zu helfen.
6. Empowerment: Geben Sie allen Beteiligten die Möglichkeit, Veränderungen wirklich aktiv mitzugestalten. Das Gefühl, einen Beitrag zur digitalen Transformation zu leisten, wird die Motivation erheblich erhöhen.
7. Teamarbeit und Zusammenarbeit: Betonen Sie die Vorteile der Zusammenarbeit und des Wissenstransfers durch digitale Tools. Zeigen Sie, wie die Technologien die Teamarbeit fördern können.
8. Kleine Schritte und Erfolge feiern: Teilen Sie bei größeren Systemwechseln das ganze Projekt in kleinere Schritte auf, um Überforderung zu vermeiden. Feiern Sie Erfolge und Fortschritte, um die Motivation aufrechtzuerhalten.
9. Kultur des Lernens fördern: Schaffen Sie eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und der Offenheit für Veränderungen. Betonen Sie, dass der digitale Wandel eine Chance für persönliches und berufliches Wachstum darstellt. Neue Systeme sollen entlasten und mehr Zeit für den Gast schaffen und keine Mitarbeiter wegrationalisieren! Betonen Sie, wie die neuen Technologien die Möglichkeit bieten, sich auf kreativere, strategischere und lohnendere Aufgaben zu konzentrieren.
10. Vorbildfunktion der Führungsebene: Die Führungskräfte sollten als Vorbilder vorangehen und zeigen, wie sie die neuen Technologien nutzen und von ihnen profitieren.
Indem Sie die Mitarbeiter in den Wandel einbinden, ihre Bedenken ernst nehmen und ihnen klare Vorteile aufzeigen, können Sie eine positive Einstellung fördern und sicherstellen, dass sie sich nicht dagegen wehren, sondern aktiv teilhaben und Spaß daran haben. Teilen Sie gerne Ihre Erfolgsgeschichten mit uns – wir sind gespannt!
