Wir bringen Ordnung und Struktur in Ihre Systemauswahl und Ihr Digitalisierungsprojekt.
Optimierung der Systemnutzung
Häufig liegt ungenutztes Potenzial im bestehenden System. Wir helfen dabei, diese Ressourcen optimal zu nutzen, indem wir das bestehende Setup an die spezifischen Bedürfnisse des Hotels anpassen und die Mitarbeitenden schulen. Für maximale Effizienz.
Ganzheitliche Systemoptimierung
Wir analysieren, optimieren und gestalten die Systemlandschaften von Hotels neu. Dabei fokussieren wir uns stets auf Wirtschaftlichkeit, ein umfassendes Gästeerlebnis und effiziente Prozesse zur Entlastung der Mitarbeitenden. Wir sind dabei tatkräftig an Ihrer Seite, bieten Unterstützung und Beratung, und schaffen dabei Klarheit und Transparenz.
Initialer Aufbau der Systemlandschaft
Bei Hotel-Neueröffnungen bauen wir die Systemlandschaft von Grund auf neu auf und legen damit das Setting der Zukunft fest. Wir schaffen die solide Basis, die nicht nur den aktuellen Anforderungen gerecht wird, sondern auch zukünftige Entwicklungen und Wachstum unterstützt.
So helfen wir Ihnen dabei, die richtigen Entscheidungen zu treffen:
Deep Dive Workshop
In diesem Workshop holen wir alle Projektbeteiligten frühzeitig ins Boot und besprechen den Projektplan detailliert. Zudem führen wir eine umfassende Inventur der bestehenden Systeme durch, inklusive der Workarounds, speziellen Nutzungsszenarien, Aktualität der Schnittstellen und Umfang des Datentransfers. Hier ist auch Platz, um über aktuelle Probleme und Herausforderungen zu sprechen. Gemeinsam definieren wir die Ziele für die nächsten Jahre und legen damit den Grundstein für eine erfolgreiche Umsetzung.
Analyse
Auf Grundlage der Ergebnisse aus dem Deep Dive Workshop führen wir eine tiefgründige Analyse der bestehenden Systemlandschaft durch und identifizieren erste Optimierungspotenziale. Parallel dazu erstellen wir eine erste Vorauswahl möglicher Systempartner. Hierfür nutzen wir unser umfassendes Know-How und tauschen uns intensiv intern aus, um unseren Hotelkunden die bestmöglichen Empfehlungen geben zu können. Sie ersparen sich das Durchscannen des undurchsichtigen Hotel-Tech-Markts.
Erste Gespräche mit Systemanbietern
Im nächsten Schritt sprechen wir mit potenziellen Systemanbietern, um unsere Empfehlungen zu überprüfen und zu untermauern. Wir klären letzte Details, wie die Tiefe der Integrationen, den Austausch von Daten sowie die Häufigkeit und den Zeitpunkt dieser Prozesse. Zudem informieren wir uns über geplante Entwicklungen, um sicherzustellen, dass die gewählten Systeme zukunftssicher sind.
Handlungsempfehlung
In diesem Schritt präsentieren wir unseren Hotelkunden eine Handlungsempfehlung und stellen die passenden Systeme vor. Wir legen die Vor- und Nachteile der möglichen Systemkonstellationen offen und gehen in eine ausführliche Diskussion, um die beste Lösung für die spezifischen Bedürfnisse des Hotels zu finden.
Anbieterkoordination
Wir vereinbaren Termine für Democalls, in denen wir tief in die jeweiligen Systeme eintauchen. Dies gibt sowohl den Systemanbietern als auch den Hotelkunden die Gelegenheit, sich kennenzulernen und spezifische Fragen zu stellen. Diese Gespräche helfen dabei, die Eignung der Systeme zu bestätigen und mögliche Bedenken direkt zu klären. Dabei wissen wir, an welchen Stellen wir kritisch hinterfragen und übernehmen gern auch mal die Rolle des Bad Cops um auch unangenehme Fragen zu stellen. So gehen wir sicher, dass wir uns wirklich alle Details ansehen – auch solche, die später für Schwierigkeiten sorgen, oder Herausforderungen im Arbeitsalltag darstellen könnten.
RFP Prozess
Wir starten den RFP-Prozess (Request for Proposal) für die Systemauswahl. Wir kennen dabei alle Kriterien, die ihr als Hotel individuell für eure Bedürfnisse auf den Prüfstand stellen solltet, aus dem FF und erzielen hier schnell den nötigen Detaillierungsgrad. Wir lassen uns von allen potenziellen Systempartnern schriftlich bestätigen, welche Funktionen und Integrationen mit anderen Systemen gewährleistet sind. In diesem Teil des Prozesses sorgen wir dafür, dass eine faktenbasierte Entscheidung getroffen werden kann. Ihr Prozess nimmt hier dank unserer Erfahrung ordentlich an Fahrt auf.
Angebotseinholung und Anbietervergleich
Wir holen Angebote von den Systemanbietern ein und bewerten diese anhand unserer Projekterfahrung. Gegebenenfalls führen wir Nachverhandlungen durch, um die bestmöglichen Konditionen zu erzielen. Alle Informationen tragen wir in einem umfassenden Systemvergleich zusammen, bei dem wir sowohl einmalige Kosten, Lizenzgebühren als auch Transaktionskosten berücksichtigen. So stellen wir sicher, dass unsere Kunden zu jeder Zeit die volle Kostentransparenz haben.
Support in der Entscheidungsphase
Wir begleiten euch bei der Entscheidungsfindung und unterstützen um interne Abstimmung herbeizuführen und mit Detailpräsentationen, Vergleichen, Kostenrechnungen und ROI Kalkulationen zu untermauern.
Was können wir für Sie tun?
Konzeption Ihrer Digitalstrategie
Aufsetzen der Prozesse mit Fokus auf die Guest Journey
Systemanalyse, Audits und ROI Berechnungen
Projektmanagement von Digitalisierungsprojekten
Koordination aller Systemanbieter
Change Management und Unterstützung des Teams bei der Implementierung
Training für Teams oder Einzelpersonen in der Systemnutzung
Komplexität und Feingefühl in Digitalprojekten
Digitalprojekte in Hotels sind oft komplexer und umfassender, als man im ersten Schritt vermuten könnte. Viele unterschiedliche Abteilungen sind betroffen, und die Workflows der Mitarbeitenden werden sich im Zuge einer Systemumstellung verändern. Es gibt keine One-Size-fits-all Lösung und auch keine Blaupause für eine optimale IT-Architektur. Die Entscheidung, ein System zu tauschen oder neu einzuführen, ist keine leichte und muss gut bedacht sein. Für uns ist das tägliches Arbeiten, und wir haben darin viel Erfahrung. Wir kennen alle nötigen Schritte, sind erfahren im Change Management und leiten unsere Kunden sicher durch das Projekt – immer mit dem nötigen Feingefühl. Denn letztlich geht es nicht um Systeme, sondern um Menschen. Menschen, die diese Systeme nutzen und Menschen, die das digitale Erlebnis über diese Systeme als Gast erleben.
